8 Tips to Maximize Your Productivity

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8 consejos para maximizar su productividad. Hacer las cosas siempre ha sido un desafío para la mayoría de las personas, y yo me incluyo, independientemente de dónde trabajes o de lo que hagas. No importa lo duro que algunos lo intenten, terminan posponiendo tareas hasta el último minuto. Algunas personas simplemente se enfocan mejor cuando saben que están fuera de tiempo y no pueden aplazar más. ¿Cuántas veces has dejado de trabajar en un periódico en la escuela hasta el último minuto? Con sólo unas pocas horas de la izquierda su energía mental y el foco parecen dar el pistoletazo de salida a alta velocidad, especialmente cuando se da cuenta de que el papel se hace ahora o corre el riesgo de fallar. Es increíble cómo un poco de presión puede convertirse en un motivador y permitir que nuestras mentes se centren en una tarea determinada. Algunas personas parecen especializarse en dilatar casi todo lo que hacen, mientras que otras tienden a ser los “que hacen” que se hacen mucho y finalmente suben la escalera en el trabajo. ¿Cuál es la diferencia entre este tipo de personas? ¿Es pura pereza o son otros factores en juego? Creo que algunas personas están ciertamente más motivadas que otras, pero también creo que muchas de ellas se basan en el proceso que los “que hacen” tienden a seguir, ya sea a sabiendas o sin saberlo. Aunque ciertamente he luchado en batallas con dilaciones, siempre he tenido la habilidad de ser capaz de hacer mucho en un tiempo relativamente corto. Creo que mucha de mi actitud de “hazlo” se remonta a la fuerte ética de trabajo que mis padres inculcaron en mí a una edad temprana. Recuerdo a mi padre diciendo: “¡Tienes que aprender a trabajar duro!” cuando tenía unos 5 años. Recuerdo ese momento específicamente porque estaba en un tractor con él la primera vez que lo oí mientras él estaba tratando de mover algunas rocas grandes en una pila. El tractor era grande, pero también lo eran las rocas y mi padre tenía que equilibrar el tractor a la perfección para que no se inclinara hacia adelante demasiado lejos. Fue un trabajo difícil y algo tedioso, pero mi padre terminó la tarea y me enseñó algunas lecciones importantes a lo largo del camino, incluyendo la persistencia, la importancia de tener una habilidad, y hacer el trabajo bien sin esquivarse por el camino. En este post voy a enumerar algunas de las técnicas y procesos que sigo que espero puedan ser beneficiosos para los demás. La mayoría de las ideas que siguen provienen de aprender y refinar mi proceso de trabajo diario a lo largo de los años. Sin embargo, dado que la mayoría de las ideas son de sentido común (al menos en mi opinión), sospecho que se pueden encontrar en otros procesos de productividad que están ahí fuera. Comencemos con uno de los consejos más importantes y sencillos: Comience cada día con una lista. 1. Comience cada día con una lista (realista) ¿Qué planea hacer hoy? ¿Mantienes un registro de todo lo que tienes en la cabeza o confías en tu calendario? Aunque la mayoría de nosotros pensamos que somos muy buenos manejando listas “para hacer” estrictamente en nuestra cabeza, podría sorprenderse de lo eficaz que puede ser escribir listas. Al escribir tareas, se ve obligado a centrarse en las tareas más importantes para lograr ese día, comprometerse con esas tareas y tener una manera fácil de rastrear lo que se suponía que se debía hacer y lo que realmente se había hecho. Comience cada mañana haciendo una lista de tareas específicas que desea realizar durante todo el día (a algunas personas les gusta escribirlas la noche anterior). Incluso voy a ir tan lejos como para llenar los momentos en los que me gustaría trabajar en tareas si tengo un montón de reuniones u otros eventos atando mi calendario en un día determinado. No soy un gran fan del uso del papel ya que escribo mucho más rápido de lo que escribo (además escribo como un 3er alumno según mi esposa), así que uso la característica de notas pegajosas disponible en Windows y Mac. Aquí hay un ejemplo de la nota pegajosa de hoy: Si prefieres listas “hacer” en lugar de notas pegajosas, hay un montón de aplicaciones ahí fuera para ayudar con eso. Uno de mis favoritos es Any.do. ¿Qué agregas a tu lista? Ese es el tema de la próxima propina. 2. Centrarse en tareas pequeñas No es ningún secreto que centrarse en tareas pequeñas y manejables es más eficaz que tratar de centrarse en tareas grandes y más vagas. Cuando hace su lista cada mañana sólo agrega tareas que puede realizar dentro de un período de tiempo determinado. Por ejemplo, si sólo tengo 30 minutos bloqueado para trabajar en un artículo que no enumero “Escribir artículo”. Si hago eso terminaré desperdiciando 30 minutos estresando sobre cómo voy a hacer el artículo en 30 minutos y finalmente no hacer nada. En su lugar, voy a enumerar algo como “Escribir párrafos introductorios para el artículo”. Al día siguiente puedo añadir, “Escribir la primera sección del artículo” o algo que es pequeño y manejable - algo que estoy seguro de que puedo hacer. Descubrirás que una vez que hayas noqueado varias tareas más pequeñas es fácil seguir completando otras ya que quieres mantener el impulso en marcha. Además de mantener mis tareas centradas y pequeñas, también hago un esfuerzo consciente para limitar mi lista a 4 o 5 tareas inicialmente. He descubierto que si enumero más de 5 tareas me siento un poco abrumado, lo que perjudica mi productividad. Es fácil añadir tareas adicionales a medida que completas otras y obtienes el beneficio añadido de ese impulso de confianza de saber que estás siendo productivo y hacer las cosas a medida que eliminas las tareas y añades otras. 3. Comenzar es la parte más difícil (aún más fácil) Siempre he encontrado que empezar es la parte más difícil y uno de los mayores contribuyentes a la dilación. Empezar a trabajar en tareas es muy parecido a conseguir que una gran roca se empuje hacia arriba y sobre una colina. Es difícil hacer rodar la roca al principio, pero una vez que te las arreglas para sacudirla es muy fácil conseguir que rodando en su camino a la parte inferior. Como ejemplo, he escrito cientos de artículos para revistas técnicas a lo largo de los años y he luchado realmente con los párrafos introductorios iniciales. Tenga en cuenta que estos son los párrafos que realmente no agregan tanto valor (en mi opinión de todos modos). Presentan al lector sobre el tema y nada más. Qué pérdida de tiempo para mí sentarme ahí estresando sobre cómo empezar el artículo. En más de una ocasión he pasado más de una hora tratando de llegar a 2-3 párrafos de texto. ¡Hablando de un asesino de la productividad! Ya sea que esté luchando con una tarea de escritura, algún código para un proyecto, un correo electrónico u otras tareas, saltar sin pensar demasiado es la mejor manera de empezar que he encontrado. No estoy diciendo que no deberías tener un plan general al saltar a una tarea, pero en algunas ocasiones encontrarás que si simplemente saltas a la tarea y dejas de preocuparte por hacer todo perfectamente que las cosas fluirán más suavemente. Para mi problema de párrafo introductorio me doy 5 minutos para escribir algunos conceptos generales sobre lo que sé que el artículo cubrirá y luego pasar otros 10-15 minutos volviendo atrás y refinando esa información. De esa manera tengo algunas ideas con las que trabajar en lugar de una hoja de papel en blanco. Si todavía me encuentro luchando, escribiré el resto del artículo primero y luego volveré a los párrafos introductorios una vez que haya terminado. Para resumir esta sugerencia: Entra en una tarea sin pensar demasiado en ella. Es mejor conseguir la roca en la cima de la colina balanceando algo que no hacer nada en absoluto. Siempre puedes volver atrás y refinar tu trabajo. 4. Learn a Productivity Technique and Stick to It There are a lot of different productivity programs and seminars out being sold by companies. Siempre me he reído de la cantidad de dinero que la gente gasta en algunos de estos programas/seminarios motivacionales porque creo que ser productivo no es tan difícil si se crea un conjunto reutilizable de pasos y procesos a seguir. Eso no quiere decir que algunos de estos programas/seminarios no valgan la pena, por supuesto, porque sé que han beneficiado a algunas personas que tienen dificultades para hacer las cosas y mantenerse concentradas. Una de las mejores técnicas de productividad que he aprendido se llama la Técnica Pomodoro y es completamente gratuita. Esta técnica es una manera extremadamente sencilla de administrar su tiempo sin tener que recordar un montón de pasos, mecanismos de codificación de color u otros procesos. La técnica fue originalmente desarrollada por Francesco Cirillo en los años 80 y puede ser implementada con un simple temporizador. En pocas palabras, aquí está cómo funciona la técnica: Elija una pequeña tarea en la que trabajar Establecer el temporizador en 25 minutos y trabajar en la tarea Una vez que el timer anillos grabar su tiempo Tomar un descanso de 5 minutos Repetir el proceso Por esto la técnica funciona bien para mí: Me obliga a concentrarme en una sola tarea durante 25 minutos. En el pasado no tenía ninguna meta del tiempo en mente y sólo trabajaba sin rumbo en una tarea hasta que me interrumpieron o me aburrieron. 25 minutos es un pequeño trozo de tiempo suficiente para que me mantuviera concentrado. Cualquier distracción que pueda surgir tiene que esperar hasta después de que el temporizador se apague. Si la distracción es realmente importante entonces detengo el temporizador y registro mi tiempo hasta ese punto. Cuando el temporizador se está ejecutando, actúo como si sólo tuviera un total de 25 minutos para la tarea (como si estuvieras abajo hasta los últimos 25 minutos antes de entregar tu papel de término... trabajando francamente para conseguirlo), lo que me ayuda a estar enfocado y se convierte en un tipo de juego de “batir el reloj”. En realidad es divertido si lo tratas de esa manera y realmente me ayuda a centrarme en la tarea que tenemos a mano. Yo automáticamente sé cuánto tiempo estoy gastando en una tarea determinada (más sobre esto más adelante) mediante el uso de esta técnica. Sé que tengo 5 minutos después de cada pomodoro (el sprint de 25 minutos) para desperdiciar cualquier cosa que me gustaría, incluyendo visitar un sitio web, alejarme de la computadora, etc. lo que también me ayuda a permanecer concentrado cuando el temporizador de 25 minutos está contando hacia abajo. Hay muchas otras técnicas y procesos de productividad por ahí (y una gran cantidad de libros que las describen), pero la Técnica Pomodoro ha sido la técnica más sencilla y eficaz que he conocido para mantenerme enfocada y realizar tareas clave cada día. Aunque no necesitas una aplicación para usar esta técnica, hay varias aplicaciones por ahí si estás interesado. 5. Persistencia es clave Hacer las cosas es genial, pero una de las lecciones más grandes que he aprendido en la vida es que la persistencia es clave especialmente cuando estás tratando de conseguir algo hecho que a veces parece insuperable. Las pequeñas tareas en última instancia conducen a tareas más grandes, sin embargo, no son todas las rosas en el camino, ya que algunas de las tareas más pequeñas pueden venir con su propia parte de golpes y moretones que conducen a desaliento sobre el objetivo final y si vale la pena o no lograrlo. He estado en varios proyectos a largo plazo a lo largo de mi carrera como desarrollador de software (tengo un proyecto personal en marcha en este momento que encaja bien aquí) y encontré que repetir, “La persistencia es la clave!” una y otra vez para mí realmente ayuda. No todos los proyectos resultan ser exitosos, pero si no muestras persistencia a través de los tiempos difíciles nunca sabrás si has tenido éxito o no. Del mismo modo, si usted no se adhiere persistentemente al proceso de creación de una lista diaria, siga un proceso de productividad, etc., entonces las probabilidades de mantener constantemente la productividad no son buenos. 6. Seguimiento de su tiempo ¿Cuánto tiempo dedica realmente a trabajar en varias tareas? Si actualmente no realiza un seguimiento del tiempo dedicado a responder correos electrónicos, llamadas telefónicas, navegar por Internet y trabajar en varias tareas, es posible que le sorprenda descubrir que una tarea que pensaba que le llevaría 30 minutos terminaron durando 2 horas. Si no realiza un seguimiento del tiempo que pasa trabajando en tareas, ¿cómo puede esperar aprender de sus errores, optimizar mejor su tiempo y ser más productivo? Esa es otra de las razones por las que me gusta la Técnica Pomodoro, que hace que sea fácil mantenerse concentrado en las tareas y, al mismo tiempo, hacer un seguimiento de cuánto tiempo estoy trabajando en una tarea determinada. 7. Elimine las distracciones que escribí sobre este consejo hace varios años, pero quería volver a mencionarlo. Si quieres ser productivo (y finalmente tener éxito en lo que estés haciendo) entonces no puedes perder mucho tiempo jugando juegos o estar en Twitter, Facebook u otros sitios web de succión de tiempo. Si ves un artículo que te interese que no tenga ninguna relación con las tareas que intentas realizar, márcalo y léelo cuando tengas tiempo libre (por ejemplo, durante una pausa de pomodoro). ¿Luchando contra la tentación de revisar las actualizaciones de estado de tus amigos en un sitio de redes sociales? Resiste el impulso y descubres cuántas actividades de ese tipo están perjudicando tu productividad y alejándote de tu foco. Admito que eliminar distracciones es todavía difícil para mí personalmente y algo que tengo que luchar constantemente. Pero, he tomado la decisión consciente de reducir mis visitas y actualizaciones a las redes sociales y otros sitios. En última instancia, se reduce a la autodisciplina y a lo mucho que quieres ser productivo y exitoso en tu carrera, metas de vida, aficiones o en lo que estés trabajando. En lugar de que su página de inicio le lleve a un sitio de noticias, sitio de juegos, sitio social u otros, ¿qué tal si agrega algo como lo siguiente como su página de inicio? Cada vez que se abra tu navegador verás un mensaje personal que te ayudará a seguir el camino correcto. Puedes descargar mi página web sofisticada aquí si te interesa. Si quieres una herramienta para ayudar a eliminar las distracciones (mientras que también te ayuda a permanecer concentrado durante un período de tiempo determinado) echa un vistazo a Forest: stay focused, be present. Puedes utilizarlo con iOS, Android o como extensión de Chrome. Hay muchas herramientas adicionales para evitar que vayas a sitios de pérdida de tiempo mientras tratas de concentrarte. 8. Aprende a relajarte Este consejo final es posiblemente uno de los más importantes para maximizar tu productividad en mi opinión. Hay muchos estudios que tocan los beneficios de la reducción del estrés y la ansiedad en la productividad y la creatividad. Todos sabemos que el estrés y la ansiedad insalubres pueden reducir nuestra productividad, pero ¿cuántos de nosotros tomamos medidas? En el mundo estresado de hoy es más importante que nunca trabajar en esta habilidad. Es algo que requiere práctica para muchos de nosotros y requiere mucho esfuerzo, pero vale la pena la inversión de tiempo en mi experiencia. Puede sonar un poco “ahí fuera”, pero aprender a callar tu mente puede ser una de las mejores cosas que jamás harás por ti mismo. Entonces, ¿cómo aprendes a relajarte? Cada persona es única, así que no puedo contestar la pregunta personalmente. Lo que puedo hacer es compartir algunas técnicas que me gusta usar. Voy a ser lo más breve posible aquí ya que este es un tema grande (tal vez voy a hacer otro post que se centra en esto y cómo está cambiando mi vida para mejor). Mientras que algunas personas están naturalmente relajadas y tranquilas la mayor parte del tiempo, siempre he sido un poco de alta tensión/persona ansiosa que tiende a preocuparse por cosas que a menudo están fuera de mi control. En 2º grado me dieron el premio “Head Worry Wart” al final del año escolar (ninguna broma - en realidad recibí un certificado de premio para que lo creas o no). En ese momento estaba orgulloso de haber recibido un premio, pero ahora me río un poco mientras miro hacia atrás y me doy cuenta de que el “premio” era una señal de alerta temprana que necesitaba para relajarse y preocuparme menos. Durante casi 40 años sentí que no tenía control sobre mi estrés y ansiedad/preocupación y llegué a un punto en el que sentí que estaba en el fondo de un agujero del que nunca podía salir - simplemente me sentí atrapado en mi propio estrés y no sabía cómo detenerlo o incluso reducirlo a un lado del ejercicio. Finalmente llegué a un punto en el que me di cuenta de que tenía que hacer un cambio. He dirigido mi propia empresa de software y formación durante casi 20 años y aunque no cambiaría ese aspecto de mi vida, añade más estrés y preocupación. Me di cuenta de que reducir el estrés, la ansiedad y la preocupación era una habilidad que necesitaba desarrollar y mejorar. Al igual que con el aprendizaje, se requiere cualquier habilidad, práctica y trabajo duro. Leí libro tras libro, artículo tras artículo, escuché audiolibros, vi vídeos de YouTube sobre la reducción del estrés/ansiedad/preocupación, hablé con personas que sentí que ya habían dominado la habilidad, y finalmente decidí que la clave para reducir el estrés para mí era aprender a ser consciente de cómo me sentía. Si eres nuevo en la atención, en pocas palabras está aprendiendo a ser consciente de cómo te sientes en el momento actual. Eso significa ser consciente de cómo se siente tu cuerpo (emociones, cualquier dolor que sientas, tu frecuencia cardíaca, etc.), así como de los pensamientos que estás pensando. No era realmente consciente de ninguna de estas cosas aparte del hecho de que me sentía muy estresado. Un pensamiento negativo podría desencadenar una cascada de pensamientos negativos que a veces salían fuera de control, dando lugar a una gran cantidad de estrés y preocupación innecesarios, y una enorme disminución de la productividad. Mi mente era a menudo como un fugitivo. tren que ni siquiera me di cuenta de que estaba huyendo. Al hablar con otros me he dado cuenta de que no estoy solo aquí. Mientras que aprender a ser más consciente es un tema importante que muchos artículos, libros y estudios científicos han abordado, esto es lo que terminé haciendo: practiqué monitoreo y análisis de lo que era pensando y cómo me sentía en diferentes situaciones todos los días. Esto es extremadamente difícil de hacer hasta que lo practicas día tras día, especialmente teniendo en cuenta que nuestros cerebros normalmente saltan mucho (algo llamado la “mente del mono”). Usted tiene que recordarse constantemente a sí mismo a “check-in” durante todo el día y supervisar lo que usted está pensando y cómo se siente.Si me parece que estoy rumiando sobre algo estúpido (especialmente las cosas que están inventadas y/o fuera de mi control), cambio mis pensamientos a algo más beneficioso, tomar un poco profundo respira, o utilizar otras técnicas. Si siento que me estoy molestando por una situación (código que no funciona, un tema difícil de aprender, un cliente o reunión desafiante, etc.) Observo cómo me siento y empleo algunas de las tácticas que me ayudan a relajarme y volver a ser productivo. Para tener mejor conciencia y controlar mis pensamientos, empecé a calmar activamente mi mente meditando de manera consistente. Voy a tener que admitir que me reí del concepto de meditación antes en la vida y pensé que era para los monjes (sin ofender a ningún monje por ahí - ahora tengo un montón de respeto por el habilidades que has aprendido: -)). En retrospectiva, simplemente no sabía lo que no sabía cuando se trataba de meditación.La meditación era extremadamente difícil para mí al principio. Intente sentarse en una habitación tranquila durante 60 segundos y mantener su mente libre de cualquier pensamiento - no piense nada! Para los novatos, en unos segundos tu mente empezará a pensar en algo y ni siquiera te darás cuenta. Aprendiendo a calmar tu mente puedes relajarte y desarrollar una mayor productividad y creatividad como resultado. También aprenderás a ser más consciente de lo que estás pensando y sintiendo. Esto no significa que ignores los pensamientos que surgen mientras meditas. En su lugar, las notas y vuelves a centrarte en algo más como tu respiración, un mantra, etc. Aquí encontrará una lista de técnicas de meditación. Usa una aplicación para empezar con la meditación en lugar de intentar ir sola. Hay muchas técnicas de meditación ahí fuera como se mencionó anteriormente, pero si estás interesado en empezar a meditar recomiendo aplicaciones como Insight Timer, Welzen, Headspace o Aware. Alterno entre varias aplicaciones e incluso uso aplicaciones de respiración como Pranayama. Estas son algunas de las aplicaciones que he cargado en mi teléfono: ¿meditar y ser más consciente ha ayudado a mi productividad? Puedo decir “Sí” con un 100% de confianza. Me ha ayudado a eliminar un montón de estrés, ansiedad y preocupación y me ha hecho mucho más productivo (especialmente en situaciones estresantes) y más creativo en general. Cuando estoy atrapado en algo, reconozco cómo me siento y lo que estoy pensando y por lo general me alejo durante unos minutos (solía sufrir el problema hasta que se resolvió que no era muy eficiente). He visto muchos otros beneficios también en mi vida, pero ese es un tema para otra entrada de blog. Resumen ¿Hay un solo conjunto de pasos que, si se siguen, pueden conducir en última instancia a la productividad? No lo creo, ya que una talla nunca ha cabido en todas. Cada persona es diferente, trabaja a su manera única, y tiene su propio conjunto de motivadores, distracciones y más. Si usted aprende qué pasos funcionan mejor para usted y los refina gradualmente con el tiempo, usted puede llegar a un proceso de productividad personal que puede servirle bien. La productividad es sin duda un “arte” que cualquiera puede aprender con un poco de práctica y persistencia. Comience con una técnica de productividad para que las cosas comiencen y, a continuación, agregue técnicas adicionales según sea necesario. Usted ha visto algunos de los pasos que personalmente me gusta seguir y espero que encuentre algunos de ellos útiles para aumentar su productividad. Si tienes otros que utilizas, por favor deja un comentario. Siempre estoy buscando maneras de mejorar.

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